Algunas sugerencias para las comunicaciones por escrito

La capacidad de transmitir por escrito de manera comprensible, lógica y sucinta es vital en el campo de la comunicación pública.

Generalmente, el propósito es captar la atención del lector, difundir información y, en muchos casos, convencer al receptor del valor añadido o ventaja de nuestro producto, servicio, proyecto o evento.

La extensión del contenido de nuestras comunicaciones debe depender de cual sea el medio de difusión que utilicemos. Actualmente gran parte de la información comercial de nuestras empresas la difundimos mediante la extrema concisión de 140 caracteres en twitter donde, además, se nos recomienda aportar al contenido cierta carga de imagen, lo que nos “resta caracteres” incrementando nuestra labor de “comprimir” el texto. Sin embargo, otros medios de difusión (prensa, blogs, mailings..) nos permiten comunicarnos con mayor extensión.

La elección del medio de difusión suele ir aparejada al destinatario habitual del medio acorde con dos factores conexos:

  1. El modo en que se obtiene la información: Si enfocamos nuestra comunicación a que lo que pretendemos informar llegue al destinatario y lo lea (redes de difusión rápida y concisa tipo Twitter); o si lo que pretendemos es que el destinatario elija buscar nuestra información (prensa, blogs, contenido web … ).
  2. El tiempo que habitualmente nuestros lectores vayan a invertir en la lectura de la información.

Incluso cuando por experiencia se cuenta con mucha práctica en comunicar por escrito, enfrentarnos a ello con seguridad no es tarea fácil.

En la mayoría las comunicaciones en medios de difusión, se utiliza el estilo de “pirámide invertida”. Es decir, se suele buscar destacar la información más importante y relevante al principio y, a continuación, los datos menos importantes en orden descendente. Por ello es importante procurar destacar el titular y el primer párrafo, procurando utilizar un estilo convincente para captar la atención.

Una buena táctica en la confección de información comercial concisa, válida para cualquier medio de difusión, pero adaptándola a la extensión que el medio nos permita y al tiempo que entendemos que nuestros destinatarios vayan a dedicar a leernos, suele ser aplicar la empatía. Seamos auto-críticos y pongámonos en el lugar de nuestros lectores, procurando situar con claridad lo que nos capta la atención frente lo que nos aburre, lo que nos “engancha” frente a lo que nos lleva a una lectura rápida “en diagonal”.

Suele resultar una herramienta práctica intentar responder en nuestro texto a las siguientes cinco preguntas:

• ¿Quién o quiénes? Definir el destinatario principal de la información de forma clara constituye el elemento esencial de lo que pretendemos comunicar. En el caso de twitter esto se nos facilita a través de las menciones específicas y hashtags. Con las menciones podemos conseguir que la información llegue directamente con quien queremos interactuar. Con los hashtags podemos “etiquetar” nuestra información en torno a una tendencia o búsqueda más concreta.

• ¿Qué? La idea, el evento o proyecto del que se pretende informar.

• ¿Dónde? La ubicación específica de nuestra empresa, evento o proyecto, incluida la dirección. Por los objetivos de fun4Shoppers nos estamos encontrando con información comercial de verdadero interés de empresas que, lamentablemente, no siempre especifican en sus perfiles o web dónde se encuentran.

Se trata de una información vital para incrementar la visualización y presencia. Debemos pensar que cuando “llegamos” vía web, twitter o cualquier otro medio de difusión a un cliente o usuario, lo primero que se va a plantear – si nuestra información le resulta interesante- es cómo contactar con nosotros y dónde localizarnos. Además, valorará – y mucho- la facilidad y rapidez en obtener esta información respecto de su proximidad a nosotros.

Es algo que todos podemos constatar de primera mano, como profesionales y, a la vez, como clientes. Sabemos que, con la cantidad de información que actualmente disponemos, descartamos de plano todo aquello que nos exija mayor dificultad de gestión, tiempo o esfuerzo; y a la inversa, nos conectamos con mayor rapidez y fidelidad a todo aquello que nos canalice bien la información y que, sobre todo, nos facilite las gestiones mediante una “menor inversión” del tiempo destinado.

• ¿Cuándo? Si es un evento, una presentación, una promoción hemos de destacar el día, fecha y hora, tanto de su inicio como de su final.

Este factor es también muy importante. Nos estamos encontrando con información comercial que determina muy bien el inicio de lo que se promueve, pero que no indica su final. La falta de este dato produce en el lector una inmediata sensación de inseguridad, ya que todos sabemos que ninguna promoción, evento o propuesta que se publica de forma puntual dura eternamente, y cuando nos faltan datos, la información no se recibe de forma clara, por lo que, en estos casos, muchas veces se descarta.

Nos vincularemos mejor a aquello que se nos plantea con una duración determinada y, en la mayoría de las ocasiones, lo haremos con mayor inmediatez si su duración está a punto de acabar. No nos lo vamos a perder!!

• ¿Por qué? Dependiendo del tipo de información a publicar es conveniente indicar la causa o el motivo de lo que difundimos o compartimos. Este dato puede ser interesante porque en muchas ocasiones determina nuestra selección de destinatarios.

Y con todo esto … esperamos no haberos aburrido, y si así fuera, prometemos mejorar!!

#Befun4MyFriend www.fun4shoppers.es

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2 pensamientos en “Algunas sugerencias para las comunicaciones por escrito

  1. JulioRetto

    Me parece vital que quien escribe se ponga en el lugar del lector, destacando sus escritos sobre todo por claridad y concisión, esta ultima sobre todo debido a la falta de tiempo y la abundancia de temas entre los que escoger. Queda muy bien reflejado en este post.

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    1. fun4shoppers Autor de la entrada

      Muchísimas gracias, Julio, por tus apreciaciones y el comentario sobre el post.
      Como dices, ponerse en el lugar del lector es fundamental, del mismo modo que cualquier empresa debe ponerse en el lugar de su cliente para tener éxito.

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